|
Lire et diffuser aux collègues concernés : >> LA DECLARATION EN LIGNE réalisée par le mandataire d’une manifestation organisée hors temps scolaire par la coopérative scolaire atteste que le « cadre de référence » et « les principes de coopération » pour de telles manifestations ont été pris en compte par les enseignants membres du Conseil de coopérative.
Plan : D- exceptionnel manifestation envisagée sur site public "en extérieur" : jardin public, place de village ou de quartier... PARTIE A : RECOMMANDATIONS GENERALES 1. Identifier clairement la coopérative scolaire* en qualité « d’organisatrice » 2. L’accompagnement de l’OCCE 06 3. Relations avec les parents : Le Conseil d’école est informé du projet d’activité /manifestation de la coopérative. Le public invité participe volontairement et sous sa responsabilité à la manifestation. Les parents sont informés par écrit que leurs enfants sont conduits sur site et placés sous leur responsabilité directe et leur surveillance active. Définir éventuellement les moments de regroupements pour des prestations –(chant, danse, démonstration..-) justifiant d’une prise en charge par un enseignant. Le bilan financier de l’évènement sera intégré au bilan annuel de la coopérative présenté en Conseil d’école. Le Conseil de coopérative peut associer les élèves-coopérateurs (selon âge et maturité) et des parents bénévoles à l’organisation de la manifestation et à l’équipe d’encadrement (rôles définis : animation, surveillance..). 4. Relations avec la commune (accord du maire requis : école, salle dédiée, espace public.. conventions) Dans les locaux scolaires, dans une salle ou sur un site communal public que la commune met à disposition, le maire, clairement informé du contenu du projet, doit autoriser la manifestation et donner son accord formel pour l’utilisation de locaux scolaires ou d’une autre structure municipale (voir obligations en matière de sécurité - cf. rencontre préalable du mandataire avec responsable de structure). Le mandataire de la coopérative de l’école signe en cette qualité la convention que peut exiger la commune pour l’utilisation des locaux scolaires (visée par le directeur). Cette convention doit faire l’objet d’une lecture attentive (Voir nos conseils) 5. Couverture assurantielle La coopérative scolaire occe est elle-même organisatrice : Les garanties du contrat MAE/MAIF souscrit par l’OCCE 06 s’appliquent (voir document assurance mis en ligne- garanties dans espace site OCCE 06) Le mandataire ne peut pas signer une convention (ou règlement) de mise à disposition exigeant des garanties qui excéderaient les garanties du contrat d'assurance souscrit pour la coopérative scolaire (fournir le tableau des garanties MAE du contrat disponible en ligne) . Une clause de convention vise parfois à dissocier la responsabilité du propriétaire pour les biens mis à disposition et la responsabilité de l'utilisateur pour d'éventuels sinistres/dommages imputables à la manifestation qu'il organise. NB : tout prestataire ou intervenant (autre organisme, association..) sollicité pour une animation doit pouvoir attester d’une qualification et d'une assurance responsabilité civile 6. Sécurité · Consulter et respecter les informations données par tout document de sécurité de la Commune ou du règlement de la structure.
PARTIE B - Conseils particuliers pour une MANIFESTATION PREVUE DANS L'ECOLE 7. D’une manière générale les équipes maîtrisent les mesures habituelles de mise en sécurité propres aux locaux scolaires :PPMS. Les rappeler au besoin pour de nouveaux enseignants.. Le mandataire pour le conseil de coopérative et le directeur/trice conviennent des informations à échanger pour la mise en œuvre des mesures de sécurité que requiert la nature de la manifestation dans les locaux scolaire. Le mandataire et le Conseil de coopérative sont « responsables » de cette mise en œuvre. Connaître les éventuelles instructions particulières de la commune pour le plan Vigipirate en cours. La coopérative pourra solliciter les services de la commune pour obtenir la présence d'un service d'ordre aux abords de l'école. Réponses à des questions fréquentes pour une manifestation dans l'école.
8. Contexte sanitaire /plan vigipirate: Le mandataire de la coopérative s’informe toujours des dernières instructions ministérielles (FAQ du MEN, par exemple), arrêtés préfectoraux et/ou mesures municipales en vigueur au plan sanitaire et au plan Vigipirate. Le respect d’instructions actualisées s’impose à tout accord qui aurait pu être préalablement donné. 26-03-2024 ATTENTION VIGIPIRATE URGENCE ATTENTATS: CONSULTER LA COMMUNE POUR INSTRUCTIONS PARTICULIERES
Les parties bleues sont des points de vigilance pour les engagements pris dans la signature d’une convention ou d’un règlement. D’une manière générale, une convention est un contrat. Votre signature en qualité de mandataire de la coopérative implique que le conseil de coopérative se déclare en capacité d’en respecter les obligations.. Une lecture très attentive s’impose avant signature C1. Chaque structure susceptible habilitée pour recevoir du public (théâtre, salle de spectacle, auditorium, salle multimédia relève d’une classification et d’une règlementation qui en précise « la jauge ». C2. La commune ou le responsable de la structure est à même de confirmer habilitation et jauge. C3. « Jauge "de » de la salle (capacité d’accueil) doit impérativement être respectée : votre responsabilité personnelle serait engagée. Bien compter élèves + encadrement + public invité C4. Personnel de la structure mise à disposition La commune ou le .responsable de la structure sont en capacité de confirmer le type de personnel de la structure nécessairement présent lors d’une mise à disposition, à titre gracieux ou payant : responsable structure ? Technicien ? Agent ? Un ou plusieurs personnel(s) de service de sécurité incendie et d’assistance à personnes (SSIAP) C5. Salle polyvalente sans régie son-lumière : voir contraintes de natures différentes selon qu’on recourt à une régie « lumière/son » ou pas (personnel qualifié,). Pour une salle dite « polyvalente » , le Maire peut décider de la possibilité d’une mise à disposition sans agent présent. La coopérative prend alors en charge la responsabilité des mesures liées à la sécurité de l’accueil du public (consignes et mesures dans le règlement ou la convention) - occupation régulière par les classes : les consignes d’utilisation et de sécurité sont généralement connues (issues, moyens de prévention..) et maîtrisées. Les adapter au volume du public accueilli. - occupation nouvelle : visite et contact préalable obligatoire. Dans tous les cas, s’assurer que la totalité de l’équipe d’encadrement est informée (enseignants, parents..) des mesures de sécurité. Même règle impérative pour le respect de la « jauge public) C6. L’équipe d’encadrement de la manifestation (enseignants, parents..) est généralement mobilisée par les élèves pour les prestations prévues. Il convient donc que cette équipe prévoit aussi des personnes spécifiquement dédiées à l’accueil des personnes invitées (contrôle aux entrées) et , pendant l’occupation des locaux, à la surveillance générale) en complément des responsables et agents de la structure prévus à cet effet.. C7. mise à disposition à titre gracieux ou payant : dans ce second cas, voir si la convention ou règlement que vous signez en qualité de mandataire de la coopérative scolaire contient une éventuelle clause d’annulation qui pourrait avoir des conséquences financières pour vos ressources.. C8.Pour la mise en œuvre d’éventuelles mesures du plan Vigipirate en cours à la date de la manifestation consulter le responsable de la structure qui dispose d’instructions actualisées des autorités compétentes. C9. Le contrat d’assurance souscrit par l‘OCCE06 pour les activités de la coopérative scolaire inclut la responsabilité civile de la coopérative en qualité d’occupant des locaux (voir extrait du contrat et garanties du contrat que vous pouvez produire à l’appui d’une convention. C10. Le mandataire ne peut pas signer une convention (ou règlement) de mise à disposition exigeant des garanties qui excéderaient les garanties du contrat d'assurance souscrit pour la coopérative scolaire (fournir le tableau des garanties MAE du contrat disponible en ligne). Une clause de convention vise parfois à dissocier la responsabilité du propriétaire pour les biens mis à disposition et la responsabilité de l'utilisateur pour d'éventuels sinistres/dommages imputables à la manifestation et aux activités que ce dernier organise. 26-03-2024 ATTENTION VIGIPIRATE URGENCE ATTENTATS: CONSULTER LE RESPONSABLE DE LA STRCURE POUR LES MESURES PARTICULIERES PRISES
PARTIE D -Pour une manifestation envisagée sur un site "en extérieur" tel que jardin public, place de village ou de quartier... Avant tout engagement et toute déclaration... Ne l'envisager que dans des cas exceptionnels et dans des conditions particulièrement favorables (sécurité) 1 CONSULTER PRIORITAIREMENT LA COMMUNE POUR VOTRE PROJET (son accord préalable est obligatoire:: quelle faisabilité? quels moyens matériels et humains mobilisables ?) 2. CONSULTER L'OCCE (quel PROJET ?) avant toute déclaration. Dans ce cas, exceptionnel, une convention "Commune/OCCE/COOP" devra nécessairement décrire les moyens mobilisés par la commune pour PRIVATISER le site, le SECURISER ainsi que la manifestation elle-même et l'accueil du public. Attention délais nécessairement longs de communication et concertation (4 semaines à minimal)
|
Espace Réservé
