MODE D'EMPLOI en DIX POINTS POUR LA GESTION DES RESSOURCES DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE

En rouge version actualisée

1/ PARTAGER DES PRINCIPES - Le Conseil de coopérative : transparence, collégialité, responsabilité

La coopérative scolaire réunit les élèves et les personnels éducatifs qui adhèrent aux statuts de l'OCCE.
Elle constitue pour les équipes pédagogiques un espace d'initiatives, de collégialité  et d'autonomie.
Le libre choix de créer et d'animer une coopérative scolaire implique l'acceptation de principes, droits et devoirs.
L'esprit, l'objet et le fonctionnement des coopératives scolaires sont définis par la circulaire ministérielle du 30 janvier 2008 => les statuts de l'OCCE et   règlement départemental OCCE06* (actualisés  en novembre 2019)  les bulletins COOP'INFOS  06 adressés aux écoles.
le CONSEIL DE COOPERATIVE décide de l'utilisation des ressources de la coopérative d'école et de la prt de ces ressources dédiées aux activités et projets des coopératives de classe.  La coopérative bénéficie du soutien de l'OCCE en matière éducative, juridique et comptable. Elle ne peut pas se  substituer aux charges d'entretien, d'équipement, de fonctionnement des communes. 

  (*) statuts et règlement de l'association d"épartementale sont disponibles dans l'espace réservé du site occe06.com. Communiquer à l'ensemble des collègues 

2/ ASSUMER DROITS ET DEVOIRS 

Les obligations juridiques et comptables pour la gestion d'une association :
La coopérative est une section locale de l'OCCE 06. Elle tient de son affiliation à l'OCCE la capacité juridique à gérer des fonds et disposer d’un compte bancaire ouvert par l’OCCE pour lequel le mandataire reçoit délégation de signature. Le mandataire qui agit par délégation s'engage à mettre en œuvre les règles de gestion s'appliquant au fonctionnement des coopératives scolaires, en particulier celles relatives à la tenue d'une comptabilité.

La transparence pour les familles : "Le conseil d'école est informé du fonctionnement de la coopérative scolaire, de ses activités, de ses projets et de leurs financements". L'appel à une contribution financière des familles est toujours clairement présenté comme une contribution volontaire aux projets de la coopérative (cf  lettre type de rentrée proposé aux mandataires par l'OCCE06).
Un "contrat de coopération" lie OCCE et mandataire au titre des missions confiées à l'association départementale en milieu scolaire (conventions signées par l'OCCE avec le ministère, le Rectorat, l'Inspection académique).

3/ TENIR LA COMPTABILITÉ de la GESTION

 Les comptes de la coop d’école sont tenus dans le cahier de comptabilité. L’OCCE 06 propose deux types d’outil numérique : COMPTA+06 (dernière version ) et COMPTACOOPWEB (nouveau). Dans tous les cas une « mémoire papier » (impression fin d’année) est obligatoirement mise en archive en fin d'année.

Dans le cas d’une gestion « centralisée » : toutes  recettes et dépenses faites pour les classes sont enregistrées dans le cahier de comptabilité de la coopérative d'école (remboursements sur justificatifs possibles).

Dans le cas d’une gestion en partie déconcentrée les enseignants tiennent une comptabilité de REGIE-COOP de classe dans un cahier « REGIE-COOP classe » pour des ressources et dépenses modestes. Ils reçoivent des versements(*) de la Coop d’École sur leur Régie-coop de classe.. Les dépenses importantes en volume (séjour, voyage, achat de biens durables ou d’équipement..) sont toujours enregistrées par la coop d’école. 

(*) Ces versements d’avances à une coop de classe peuvent règlementairement être faits par chèque au nom de l’enseignant).

En raison de l’exigence institutionnelle de transparence relative aux participations volontaires des familles, leurs contributions (chèques ou espèces) de début d’année sont obligatoirement remises au mandataire qui les enregistre dans la comptabilité de la coop. d’école.

                     " une école,une coopérative d'école, un seul compte bancaire" 

Le  mandataire n'est pas  titulaire du compte bancaire de l'École mais a reçu délégation de signature.  Il est personnellement responsable de l’utilisation des chéquiers qui lui sont confiés. Le compte bancaire ne doit jamais être « à découvert » (*) . Le mandataire n’engage une dépense que s’il dispose des ressources (crédits) nécessaires. L’utilisation du compte bancaire de la coop est exclusivement réservé à la gestion des activités de celle-ci. L’ouverture, la clôture du compte, le changement de mandataire  relèvent du seul mandataire départemental. 

(*) Les incidents bancaires pour provisions insuffisantes peuvent conduire au retrait de délégation de signature.  

5/ ARRETER LE BILAN ANNUEL GÉNÉRAL DES COMPTES – Double page du CRF (compte rendu financier) :

Quand l’école a retenu un mode déconcentré pour la  gestion, …sans attendre la sortie des classes, faire établir les bilans de chacune des Régies-Coop des classes, en fin d’année  pour que chacun puisse solder sa régie coop (remboursement d’avances non consommées, demande d’une ultime avance en régie pour équilibrer les dépenses..), Le cahier COMPTA+REGIE permettra d’éditer le bilan final. Les bilans sont remis au mandataire de la coopérative d’école qui reporte les montants  dans sa compta de la coop d’école 

Le mandataire collationne les bilans de classe et celui de la Coop d’Ecole pour établir le CRF (compte rendu financier) de l’école (comptes arrêtés au 31 août) transmis à l’OCCE avant le 15 octobre, accompagné du dernier relevé de compte. Le Conseil de coopérative valide le bilan financier annuel de la coopérative.

6/ FAIRE VÉRIFIER LES COMPTES Pour les comptes de la coopérative d’école : les comptes sont vérifiés par une commission de 2 à 4 adultes (non mandataires de la coop d’école) dont au moins un parent d’élève élu au conseil d’école et désigné en son sein. Quand l’organisation en mode déconcentré le prévoit, l’enseignant tuteur d’une régie coop de classe peut faire appel à des collègues et/ou des parents pour vérifier ses comptes de classe.

7/ RENDRE COMPTE DE L'UTILISATION DES FONDS : les ressources de la coopérative sont destinées à financer les projets des coopératives de classe et ceux de la coopérative d’Ecole. 

Aux parents : Un bilan de l’utilisation des ressources de la coopérative, arrêté en Conseil de coopérative,  est communiqué aux membres du Conseil d’École. (circ.MEN du 23 juillet 2008)
A l’OCCE : Le CRF est transmis à l’OCCE dans les conditions fixées (cf 5). à l'OCCE. est joint le dernier relevé de banque. La gestion rigoureuse et transparente des fonds crédibilise auprès des familles l'appel à leur contribution volontaire. Elle crédibilise auprès des institutions notre capacité associative à gérer des fonds publics. 

8/ ASSURER LA CONTINUITÉ Quand un enseignant est muté, il remet les documents de la coopérative de classe au mandataire de la coopérative de l'école.  Quand le mandataire  de la coop. d'école est muté, il doit impérativement, avant son départ, établir et signer le CRF et faire un état des lieux de la coopérative scolaire avec son successeur. (Cahier de comptabilité-Registre d’inventaire- Chéquier et espèces - Relevés de comptes - Solde caisse éventuel). Chacun reste responsable de la gestion qu’il a réalisée. Une fiche "passation de pouvoirs" fournie par OCCE06

9/ INVENTORIER ET  ET TENIR A JOUR LE REGISTRE DES BIENS DE LA COOPERATIVE - Vous devez bien dissocier  ces biens de ceux appartenant à la commune ou l'Etat  (non couverts par notre contrat d'assurance) 

Facturation : toutes les factures de biens acquis par la coopérative scolaire doivent être libellées à l’ordre de « coopérative scolaire occe de l’école… ». Cela justifiera le titre de propriété de la coopérative exigé en cas de déclaration de sinistre touchant ses biens.  Registre d’inventaire : les « biens » d’équipement durables acquis par la coopérative sont portés au registre d’inventaire général des biens de la coopérative de l’école . Copies des factures seront nécessaires en cas de sinistre. Les fonds et les biens  restent la propriété de la « coopérative OCCE de l’école », section locale de l’Association départementale. Ils ne peuvent en aucun cas être « transférés » dans une autre école, à une autre coopérative ou à une autre association sans décision du Conseil d’administration de l’OCCE-06.
NB : Consulter l’OCCE dans le cas où une classe d’une école est administrativement fermée ou transférée.

 10/ VEILLER À L'ARCHIVAGE DES DOCUMENTS. Un mandataire muté signe une fiche de "Passation de pouvoirs avec le nouveau mandataire". L'état des lieux est co-signé : solde banque, solde espèces remises.  Conserver précieusement tous les documents de l'année, archivés avec ceux des années précédentes (dix années). Ces documents sont consultables par les représentants de l'OCCE et de l'Éducation Nationale.                   

 OCCE 06- 23 rue Jean Canavèse – 06100 NICE   04 93 80 99 52   ad06@occe.coop  Président R.Cherbetdjian