2020-2021  démarches du mandataire
 Les étapes de la procédure

 Imprimer MISE À JOUR  :  15 06 2021 

             1. note particulière liée aux éventuelles mesures (note du 15 juin 2021)

 

Manifestations scolaires de fin d’année des coopératives scolaires et COVID


Contexte pandémique


Nous avons tous été fortement mobilisés durant de longs mois pour répondre à une situation sanitaire qui exige encore rigueur et vigilance. En ce mois de juin, certaines équipes se sont posé la question de l’organisation d’une de fête de fin d’année. Chacun sait qu’enseignants et responsables OCCE sont en responsabilité partagée lors de manifestations organisées par la coopérative scolaire hors temps scolaire pour lesquelles l’OCCE assure habituellement sa couverture juridique (assurance et responsabilité civile). Pour des raisons connues, nombre d’équipes ont dû renoncer à l’organisation de ces manifestations hors temps scolaires. Des communes de taille importante ont d’ailleurs pris la décision de surseoir à toute manifestation de fin d’année.

À propos d’évènements « contenus » dans le temps scolaire


Ainsi des équipes ont pu opportunément organiser en cette année exceptionnelle leurs événements scolaires de fin d’année, pendant le temps scolaire, sans public extérieur, dans le respect du protocole requis. Ces évènements relèvent des autorités académiques (l’OCCE n’intervient pas, ni son protocole habituel) et selon les cas de la collectivité propriétaire des locaux mis à disposition.

À propos de présentations publiques de productions d’élèves dans l’école, hors temps scolaire


Quelques coopératives scolaires nous ont sollicités pour présenter aux parents de leurs élèves des productions artistiques (chants, théâtre, saynètes, danse, poésie, slam) et autres créations et expressions (sculpture, constructions, créations mathématiques…) conçues et élaborées dans les classes.
En conciliant éthique des convictions et éthique des responsabilités, attentive aux seules préoccupations éducatives, l’OCCE 06 apportera sa couverture juridique à ces seules prestations données par les élèves devant leurs familles, et réunissant successivement dans les parties extérieures des locaux scolaires (recommandation du Ministère) les élèves d’une même classe ou d’un même niveau de classe :
Bien entendu ces prestations éducatives accueilleront élèves et familles dans le cadre impératif du respect des gestes barrières, du port du masque et d’une distanciation physique garantissant la jauge de 4m2 par personne (assis du 9 au 30 juin, debout partir du 1er juillet), jauge calculée pour l’ensemble des participants (enfants, enseignants, familles).
L’accord formel préalable du Maire est en tout état de cause requis. Les équipes doivent être en capacité de garantir le respect de ces mesures.

Pour ces mêmes prestations prévues, hors temps scolaire, dans une salle dédiée autre que les locaux scolaires (salle de spectacle notamment) : l’accord formel de la collectivité (mairie, président du syndicat mixte) , du propriétaire ou de l’exploitant selon les cas, est en tout état de cause requis.
Si le protocole du lieu d’accueil s’avère moins restrictif que le cadre déterminé par la FAQ du MEN du 04/06/21, ce dernier s’impose.
La convention d’utilisation des locaux précisera vraisemblablement les règles à observer, l’équipe s’engageant formellement à les mettre en œuvre, de même d’ailleurs que les recommandations émises habituelles de l’OCCE et dont l’équipe atteste avoir pris connaissance dans sa demande formelle de couverture OCCE.

À propos d’autres évènements et rassemblements festifs habituels organisés hors temps scolaire


À ce jour, l’OCCE ne peut que constater, pour ses évènements associatifs, la difficulté de mettre en cohérence les différentes instructions permanentes relatives au plan Vigipirate (contrôle aux entrées), les règles sanitaires applicables en milieu scolaire (éviter le brassage, respecter les gestes barrières, distanciation, masques, nettoyage locaux et matériel...) et les dernières instructions connues (MEN ou Culture) applicables au même public scolaire et, le plus souvent, dans les mêmes locaux
Pour cette fin d’année, après analyse approfondie de l’ensemble des instructions et recommandations reçues (MEN, Culture), l’OCCE 06 ne sera pas en mesure d’apporter sa couverture pour certaines manifestations festives habituelles dont l’une des conséquences serait précisément « un brassage » des membres de la communauté scolaire (fêtes , repas partagés, kermesse, ventes...) : une organisation apparue difficilement conciliable avec ce qui est entrepris parallèlement en temps scolaire pour maîtriser la pandémie.

Autres situations, autres initiatives (hors coopérative scolaire et OCCE)


PS : L’organisation d’évènements pendant le temps scolaire relève d’autorisation des autorités académiques (et selon les cas d’autorisation des collectivités).
Des manifestations hors temps scolaires peuvent être organisées par des Associations (déclarées) de parents d’élèves ou des communes : dans ce cas l’OCCE n’est en aucun cas concerné et notre responsabilité ne saurait être engagée.

S’informer auprès de notre service (04 03 80 99 52) avant toute d’initiative pouvant, aux termes du communiqué ci-dessus, relever de l’OCCE

15 juin 2021,

Le Conseil d’Administration de l’OCCE 06

 

 

 

 

2. DEMARCHE  HABITUELLE POUR SOLLICITER

 

LA COUVERTURE ASSOCIATIVE    DE L'OCCE.

 

D'UNE MANIFESTATION ORGANISEE EXPLICITEMENT PAR LA COOPERATIvE SCOLAIRE AFFILIEE                                                                                                                      Quatre liens à utiliser 

La coopérative scolaire est section locale de l'association 'OCCE06'
 

 

En raison du contexte local, du contexte sanitaire, des situations et règles mise en oeuvre sur la commune, de  l’hétérogénéité des projets, …

        l'OCCE 06 

  • ne peut pas  donner de délégation a priori  pour signer, en qualité de mandataire, les conventions d'utilisation de  locaux municipaux ou privés (école, salle municipale..);
  • peut vous accompagner (bien suivre les étapes ci-dessous)
  • pourra donner  son accord, (couverture de l'OCCE et du Contrat assurance MAIF-MAE) au regard  des conditions prévues pour sa réalisation et, en tout état de cause, à l'appui de l'autorisation  du MAiRE, bien informé du contenu du projet.

 

               Une démarche en quatre temps   Attention aux délais

 

1.  En amont, le Conseil de coopérative élabore et confronte le projet local  avec les «Recommandations et consignes de l’OCCE 06 » à lire attentivement (MAJ en cours - NOUS CONSULTER - L'OCCE examine régulièrement les différentes instructions officielles avant de donner des recommandations et consignes précises quant à la couverture de vos événements.)  . Evaluer la compatibilité entre projet et consignes d'une part (sanitaires, vigipirate), la  capacité du Conseil de coopérative à répondre aux exigences de sécurité (Mairie) qui met à dispositions des locaux ou structures d'autre part.  Confronter ce qui est souhaité et ce qui est possible (c'est une manifestation pour des enfants). 

 

                 UNE FOIS LE PRE-PROJET ARRETE, DEUX DEMARCHES PARALLELES AUPRES DE LA MAIRIE ET DE l'OCCE 

 

2. Le mandataire, en cette qualité de mandataire et responsable de la section locale occe ,          demande  au  Maire  l'autorisation  (voir demande  type proposée par occe si la mairie n'en propose pas) d'organiser la manifestation pour un projet précis: locaux précis, horaires précis, conditions d'accueil , public accueilli, type de manifestation, contenus particuliers: podium, tombola, buvette.., mesures  de sécurité prévues..…) et lui demande ses instructions particulières liées à la sécurité et au protocole sanitaire.

- la demande, en tout état de cause, est visée par le/la  directeur/directrice, copie adressée à  OCCE et IEN

NB/ L'accord de la mairie ne vaut pas automatiquement "couverture de l'OCCE" qui doit vérifier notre capacité associative à répondre aux exigences et instructions de la commune (en particulier les conditions d'assurance et de sécurité exigées dans  une convention).   

- Si la mairie  a donné un accord de principe mais demande la signature d'une convention ou d'un réglement intérieur pour les locaux mis à disposition,  ce document sera communiqué à l'OCCE  avec la "demande formelle de couverture" . Le mandataire de la coopérative ne pourra, es qualité,  signer la convention ou règlement  sans accord de l'OCCE (voir 4: engagement solidaire)

 

3.   PARALLELEMENT à la demande au Maire, le mandataire  renseigne obligatoirement   un questionnaire en ligne (MAJ en cours - NOUS CONSULTER - L'OCCE examine régulièrement les différentes instructions officielles avant de donner des recommandations et consignes précises quant à la couverture de vos événements) - informations qui permettent  à l'OCCE de prendre connaissance du projet , d'ouvrir un dossier, de vous guider en cas de situation particulière.  

 

4.  Une fois ces 3 étapes réalisées , le mandataire pourra  transmettre sa  "DEMANDE FORMELLE de couverture à l'OCCE" (MAJ en cours - NOUS CONSULTER - L'OCCE examine régulièrement les différentes instructions officielles avant de donner des recommandations et consignes précises quant à la couverture de vos événements) signée du mandataire et des enseignants/tuteurs de coopérative concernés, tous  étant solidairement engagés dans le contenu du projet et le respect des instructions et consignes de sécurité. 

Cette demande formelle est assortie de la copie de l'autorisation délivrée par le Maire et, le cas échéant, du projet de convention (ou règlement)  pour laquelle le mandataire demande délégation de signature.  

                                                            

 

L’OCCE, après examen du dossier complet , pourra  en retour vous signifier:

-  son accord (couverture associative et assurantielle)  :
- délégation de signature donnée au mandataire pour signer es qualité convention ou règlement intérieur de la structure utilisée.

- des recommandations spécifiques

   >> S'assurer que l'OCCE aura  répondu à cette  demande formelle de "couverture OCCE" pour, le jour prévu,  réaliser l'évènement. 

 

 Pour l'OCCE 06, le président R.CHERBETDJIAN
 
             Attention aux délais que prennent ces démarches et l’examen du projet (Mairie et OCCE) !!

 

 

 


 

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